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订货受理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
本办法用来规定公司销售订货受理方式。
1.2. 适用范围
本公司销售事前调查及订货受理业务，均依照本办法处理。
1.3. 权责单位
1) 业务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 订货受理
2.1. 调查
2.1.1. 事前调查
销售人员对于对方的付款能力等，应做好事前调查，并衡量本公司的生产能力是否能满足对方的订购要求，再决定是否受理订货。
2.1.2. 调查事项
销售工作人员应随时做好下列四项的调查，并将内容报告给所属主管：
1) 下订单单位的概况。
2) 与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对象的同业者。
3) 下订单单位与本公司的关系及以前的订货实绩、付款情况。
4) 如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月交税能力及交易能力、有无与本公司的同业竞争者交易业务内容等进行调查。
2.2. 订货方式
1) 电话与传真的订货。
2) 货款已到与货款未到之订单。
2.3. 估价单
在提出估价单时，应先取得所属主管的裁决认可。
2.4. 严格遵守价格及交货期间
在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列五项规定也应确实遵守：
1) 品名、规格、数量及契约金额。
2) 具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、付款方式。
3) 除特殊发情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以三个月为主。
4) 交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。
5) 安装、运转及修理等所需技术派遣费的协定。
2.5. 契约书
如前述条件已具备，应将订货报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，一起提交给所属的主管。
2.6. 注明新旧客户
1) 订货受理报告书须注明订购者是新客户还是已有往来的客户。
2) 如果是旧客户，应依据交货日期注明目前的未付款项余额。另外，尚须注明交易前或交易中是否有意外事故发生。
2.7. 在受理订货或订立契约时，应依照下列四项条件选择交易公司，缔结付款条件；
1) 对于以往一向忠实履行条件的旧客户，可依照惯例认可本交易，但必须规定在三个月内收回货款。
2) 与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。
3) 即使是旧客户即已有往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取直接与其签契约的方法。
4) 对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为的客户，一概不接受代理收款以外的订货方式。
2.8. 免费的追加补货
交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加物品的话，须事前提出附有说明的相关资料经总经理签核。
2.9. 报告
销售人员应定期提出下列报告：
1) 每日的活动情况（每日）。
2) 每个月的订货受理内容报告（每月最后一天）。
3) 收款计划（每月最后一天）。
2.10. 报告的检查
根据前项提出的报告，业务主管进行检查后，设立三个月的营业方针计划，并对成果进行追踪。
3. 订单受理传票
3.1. 业务部在确定订货已成立时，应将工厂生产及出货的必要事项记入订货受理传票中，发函给相关单位。其规定如下：
1) 一般订货受理传票。
本传票及受理一般性订货时填写，通常印制成三份，一份由本人留存，一份交给业务部保管，一份交给生管或制造部。
2) 特别订货受理传票。
本传票主要用于大量生产的商品或订有长期契约的商品。本传票必须记明品名、规格、数量、单价、金额、交货日期、决裁条件、交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。
3) 预估生产委托表。
营业部在进行委托生产标准品的预估或其他产品生产预估时，应填写本表。本表须记明品名、规格、数量、希望完成日及其他必要事项。本表取得总经理的认可后，交给生产部门。
3.2. 所有业务电话、外部设备销售或来函的受理，皆由受理订货的负责人填写本订货受理传票。
3.3. 订货确认、变更通知
1) 生产部门针对生产能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认。
2) 负责受理订货的人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人协商，使订货条件能配合本公司的生产条件。
3.4. 业务部须每月制作下列资料，配发给相关的单位：
1) 上月底的订货受理余额。
2) 本月份的订货受理额。
3) 本月份的交货量。
4) 上月底预做生产委托余额。
5) 本月份预估生产委托额。
6) 本月份预估生产额。
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