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在省政府各部门办公室主任会议上的讲话,http://www.170xue.com
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今天省政府办公厅邀集省政府各工作部门的办公室主任来开个会。会议的主要任务是研究如何改进省政府机关的公文处理工作按照规范化、制度化、科学化的目标进一步提高省政府机关的公文质量和办文效率。召开这个会议一是根据洪虎省长的指示。月日洪虎省长在省政府一个部门报送的一份文件上批示这个文件“既无单位印章又无领导人签字这是什么文件”这份文件不仅没有加盖印章和标注签发人姓名而且没有发文机关标识红头、没有发文字号、没有主题词也没有印发机关和印发日期这份文件还错用文种本应使用“意见”却写成了“报告”这个文件的报送还违反了行文程序越过省政府办公厅文秘部门直接向省政府领导同志个人报送公文这份文件还将以括号注明的未经部门领导人审定的意见报送省政府领导审定。洪虎省长在此处批示未经部门领导审定怎么就作为部门的意见报出洪虎省长除作出书面批示外还指示办公厅召开省政府各部门办公室主任会议讲一讲公文处理的基本规则这类不规范的文件部门办公室不应当报出省政府办公厅也不应当受理。要把提高公文质量和办文效率作为省政府机关政风建设的一项重要内容。二是根据《国家行政机关公文处理办法》的要求。《办法》规定“各级行政机关的办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”。根据这个规定省政府办公厅对省政府各工作部门的办公室的公文处理工作有指导之责。今天开这个会也是对省政府各部门办公室的公文处理工作履行指导的责任。三是《国家行政机关公文处理办法》自年月日起实施以来到现在已有一年多时间有必要对省政府机关前一段学习贯彻落实《办法》情况进行一次总结对继续学习贯彻落实《办法》提出新的要求。下面我讲两个问题。
一、省政府机关学习贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》的基本情况
年月日国务院以国发〔〕号文件发布了《国家行政机关公文处理办法》。在此之前国家行政机关曾先后施行过三个《办法》都是以国务院办公厅文件发布的而这次首次以国务院文件发布使《办法》的法律效力和权威性得到提升。新《办法》是我国行政机关公文处理工作经验和制度的科学总结是贯彻依法行政方针的有力措施是行政机关在新时期、新世纪做好公文处理工作的基本保证。
省政府办公厅把认真学习、深刻领会、贯彻落实《办法》作为政府机关工作的一件大事来抓。主要做了以下几项工作一是于年月发出了《吉林省人民政府办公厅关于学习贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》吉政办发〔〕号对全省各级行政机关学习贯彻《办法》作了安排部署。二是编写了约三万字的《〈国家行政机关公文处理办法〉学习辅导讲话》印发各市州政府和省政府各部门办公室并在专网上发布和在《吉林政报》上刊登还出版了《国家行政机关公文处理实务研究》一书。三是与省质量技术监督局联合举办了三期培训班分别对省政府办公厅的全体干部省政府各工作部门的办公室主任及文秘人员市州政府的办公厅室主任、处科长及文秘人员进行了培训。四是围绕贯彻落实《办法》印发了一系列配套文件。例如《吉林省人民政府办公厅公文运转规则》吉政厅字〔〕号、《吉林省人民政府公文审批制度》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府关于部门间协调工作的几点意见》吉政发〔〕号、《吉林省人民政府关于进一步精简会议和文件的通知》吉政发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于加强审核把关工作的几点意见》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于严格执行公文运转规则的通知》吉政厅字〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知》吉政办发〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于加强计算机网络应用管理工作的通知》吉政办函〔〕号、《吉林省人民政府办公厅关于督查电子公文传输情况的通报》吉政办函〔〕号与省委办公厅联合印发了《关于进一步精简会议和文件减少领导同志事务性活动的若干规定》吉办发〔〕号另外省政府办公厅还准备根据《办法》的规定对《关于精简省政府发文的通知》吉政发〔〕号和《向省政府报送文件的若干规定》吉政办发〔〕号这两个文件进行修订发出了关于征求对这两个文件修订意见的函吉政办函〔〕号。一共印发相关文件件加上征求修改意见的文件共件。五是组织省政府办公厅机关各办文处室多次召开了关于公文处理工作的座谈会、研讨会针对存在问题研究改进措施提高业务素质。例如举办了对省政府上报国务院的公文怎样做好审核把关工作的讲座针对办公厅公文运转规则中出现的问题开展研讨制订补充意见采用一事一议的形式组织有关办文人员对一些违反《办法》的公文进行典型分析等等。六是组织力量对各市州政府办公厅室、省政府部分部门贯彻落实《办法》的情况进行了抽查。
省政府各工作部门按照《吉林省人民政府办公厅关于学习贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》要求结合转变政府职能、转变工作方式、转变工作作风提高工作质量和效率也做了大量工作取得一定成绩。许多部门的领导同志对学习贯彻《办法》高度重视带头学习模范遵守列入工作日程摆在重要位置亲自过问、亲自检查。例如省水利厅张德新副厅长收到办公厅的《通知》后作出批示“公文是水利厅的门面《办法》的学习贯彻工作是年度厅机关全体公务员的一项重要工作也是水利系统各级办公室的中心工作各单位各部门必须把《办法》的学习、贯彻列入工作日程摆在重要位置切实抓实抓好”。大多数部门办公室举办了各种形式的培训班对本部门、本系统的文秘人员乃至全机关的公务员进行了普遍培训。省林业厅不仅对全厅干部进行了培训还进行了验收考试并公示了成绩从而推动了学习活动的深入。各部门都依照《办法》查找公文处理工作中的薄弱环节和突出问题制定和完善本机关的公文处理规定和制度。省农委根据《办法》制定了《吉林省农业委员会公文处理若干规定》结合本部门实际进一步细化了公文办理程序使公文办理的每一个环节都有章可循省卫生厅制定了《公文处理实施细则》省政府法制办结合《办法》的学习在法规文件、规章文件办理方面提出了很好的建议省财政厅对公文催办作出了明确的规定确保省政府领导批示件及时办理做到了件件有着落、事事有结果。
总之由于省政府和各部门领导同志高度重视各部门办公室积极工作省政府机关学习贯彻落实《办法》取得了可喜成绩公文处理工作有所改进公文质量和办事效率有所提高。省政府机关的公文处理工作是一个系统工程省政府办公厅的公文办理工作离不开各部门的支持和配合。多年来特别是在学习贯彻《办法》的工作中省政府办公厅的公文办理工作得到了各部门办公室的大力支持借召开这次会议的机会我代表省政府办公厅向各部门办公室的领导同志表示诚挚的谢意向默默无闻地在文秘岗位上辛勤工作的文秘干部表示崇高的敬意和亲切的慰问。
对前一段学习贯彻《办法》所取得的成绩应当肯定但不可估计过高。我们必须正视省政府机关目前在公文处理工作中存在的一些问题。从省政府办公厅掌握的各部门报送公文的情况看有以下几个问题比较突出
一是公文格式不规范。洪虎省长作出批示严厉批评的那份文件可以说是公文格式不规范的一个典型。各部门报送省政府的公文中格式缺项丢项仍占一定数量。公文一般由个部分组成其中发文机关标识红头、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等组成部分是必不可少的。如果是上行文还必须注明签发人、会签人姓名其中“请示”、“意见”还必须在附注处注明联系人的姓名和联系电话。但是在办公厅收到的各部门报送的文件中有的公文没有文头或者文头没有套红有的公文没有加盖印章有的“请示”、“意见”不注明签发人、会签人姓名也不注明联系人的姓名和联系电话有的不标注主题词或不按省政府的主题词表标注主题词。《办法》实施后从年开始全省行政机关公文用纸已统一采用国际标准型可有些部门至今仍在采用开型。
二是行文不规则。主要表现是上行文直报。将需要省政府审批的事项以部门或部门负责人的名义越过省政府办公厅文秘部门直接报送省政府领导同志个人。上行文多头主送。一个请示同时报送省政府多位领导同志甚至报送省委、省政府多位领导同志。上行文直报和多头主送造成公文脱离正常运转渠道体外循环形成了一些“倒流文”和“帐外文”增加了公文处理的难度降低了办文的效率。属于主管部门职权范围内的具体问题不是直接报送主管部门处理却报送省政府审批或要求办公厅转办增加了公文旅行的时间。未经省政府同意有些部门向下一级政府正式行文有的还责令下一级政府向部门报文有些部门甚至要求下一级政府必须转发部门下发的文件否则在评优达标活动中扣分。部门下属单位和一些与省政府没有行文关系的企业事业单位越级向省政府行文。
三是文种混用。在上行文中经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件办公厅文秘部门在分办收文时把“报告”作为阅件处理报告中夹带请示事项就很可能造成误时误事。如年某市遭受严重雪灾向省政府报文报告受灾情况并请省政府帮助解决救灾急需物资和资金文种使用了“报告”结果办公厅有关处室按阅件处理。如果不是省政府领导同志通过信息渠道及时了解到情况果断决策就会造成严重的后果。《办法》规定部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种但是部门之间请求批准用“请示”答复审批事项用“批复”的现象仍然存在这也是不符合《办法》规定的。
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，在省政府各部门办公室主任会议上的讲话
