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在省政府各部门办公室主任会议上的讲话,http://www.170xue.com
制定本机关的公文运转规则一是要明确适用范围不只是要求文秘工作人员遵照执行而是从部门领导同志到机关每一个与公文处理工作发生联系的工作人员都必须一体遵行特别是领导同志要带头执行。二是要明确办公室的职责。按照集中统一的原则公文的收发、登记、分办、拟办、传递、审核、呈批、催办、用印、归档、销毁等项工作应由办公室负责。三是要明确收文的呈批程序由办公室统一签收、拆封根据内容将收文分为阅件和办件。阅件办公室按规定范围分送或组织传阅办件由办公室附上公文处理单按呈批程序办理。对上来文办件一般应由办公室主任提出拟办意见呈送分管领导同志批办其中重要的还要送主要领导同志批办。对下来文办件一般的办公室主任可直接批请有关处室承办重要的由办公室提出拟办意见呈分管领导同志批办。一般情况下部门领导同志不要越过办公室直接受理文电。四是要明确发文的签发权限。未经办公室审核把关的发文发电部门领导同志不予签发向省政府报送的文电要由部门主要负责人签发发文发电的主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期其他审批人圈阅视为同意明确由办公室统一审核把关、登记、编发文字号、用印、封发。
除了制定本机关的公文运转规则外省政府各部门的办公室还应建立、制定配套的制度这些制度主要包括一是本部门的公文审批制度二是加强公文审核把关的规定三是文电保密制度四是公文催办制度五是公文立卷归档办法等等。
上面讲的一项规则和五项制度是各部门贯彻落实《办法》实现公文处理的规范化、制度化、科学化必备的制度。省政府办公厅将对各部门办公室制定和完善制度情况进行检查。
四加强审核把关严格执行向省政府报送公文的规定
审核把关是办公厅室的三大职能审核把关、跟踪调研、督促检查之一。关于公文的审核把关《办法》也有明确规定。《办法》规定公文送负责人签发前应当由办公厅室进行审核公文由负责人审批后、正式印制前文秘部门应当进行复核。向省政府报送的公文应是部门办公室审核把关的重点。
一是审核拟报送的公文是否是需由省政府审批的事项或需要报告的问题。凡属应该直接与有关主管部门协商解决的事项要建议部门负责人不要报送省政府。
二是审核公文的格式。凡向省政府报送公文要以正式公文报出。公文的发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等个部分不可缺少。“请示”、“意见”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话号。签发人应是部门正职负责人或主持工作的副职负责人联系人应是熟悉文稿的办公室负责人。
三是审核文种使用。部门向省政府报文只能使用“请示”、“报告”、“意见”一般不使用其他文种。这三个文种不能混用。“报告”中不可夹带请示事项也不可写成《关于意见的报告》。“请示”应一文一事不可一文数事。“意见”可以单独使用但必须在文中说明所提意见是供省政府领导参考的还是请省政府审批的。
四是审核主送机关。向省政府报文主送机关应写给“省政府”。除省政府领导同志交办要求报送省政府领导同志个人的事项和需要直接报送省政府领导同志的绝密事项以及少数特别紧急的事项、重大突发性事件外省政府各部门不得将需要省政府审批的公文以部门或部门负责人的名义直接报送省政府领导同志个人也不得以部门内部签报、白头文等形式代替需要省政府审批的公文直接报送省政府领导同志个人。许可直接向省政府领导同志报送的情况报告一般不得多头分送情况紧急确需分送的应注明已分送的领导同志。落实省政府领导同志批示的情况报告一般应报送省政府或省政府办公厅也可直接报送领导同志个人主送机关写给省政府领导同志信封写给省政府办公厅但必须附上省政府领导同志原批示的复印件。
五是审核会签情况。请示省政府的事项如涉及其他部门的职责主办部门要主动征求有关部门的意见协办部门要积极配合取得一致意见后经有关部门负责同志会签上报省政府。部门间如有分歧意见主办部门主要负责同志要出面协调。如果召开协调会议协办部门负责同志应出席并将协调情况及时向本部门主要负责同志报告。经协调后仍不能达成一致的主办部门应将有关部门的意见及理据列明并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件经有关部门主要负责同志会签后上报省政府。部门之间征求意见或会签文件时除主办部门另有时限要求的以外协办部门一般应当在个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式否则视为失职主办部门可以视其为没有不同意见并据此继续办理有关公文。这里说的主办部门省政府各部门向省政府报文报文部门即为主办部门办理省政府办公厅转办的市州政府的报文牵头办理的业务主管部门即为主办部门。
关于报送以省政府或省政府办公厅名义发文有关问题。为确保省政府出台的有关政策更及时、有效地贯彻实施今后各部门报送的需要以省政府或省政府办公厅名义发文的代拟稿或者需要省政府批转或省政府办公厅转发的公文报告、意见上报时要向省政府报“请示”代拟稿或需要批转或转发的公文附在“请示”之后并在请示中说明发文的缘由以及相关部门的会签情况同时应将有关部门的会签意见、省政府领导的批示复印件作为附件一并报上。
这次会议之后凡不认真审核把关违反上述规定报送省政府的公文省政府办公厅将严格执行向省政府报文的规定一律不予受理将按程序退回报文单位重新办理。省政府办公厅各有关处室要严格审核把关退文时要写明退文的根据和理由不准违反规定办“人情文”、“关系文”。
五不懈努力提高省政府机关的办文效率
提高省政府机关公文处理工作的效率主要抓四条第一条是加强管理落实责任。第二条是公文处理要有明确的时限要求。第三条是建立催查办制度。第四条是充分利用政务信息化的手段。
省政府转有关部门办理的公文凡明确提出时限要求的各部门在办理时对属于本部门职权范围内的事项应当在规定的时限内办理完毕并同时将办理结果告知办公厅对属于需要报省政府审批的事项应当在规定的时限内予以回复确因情况特殊不能按时回复的应当在回复时限内以书面形式向省政府办公厅说明理由对其中省政府领导同志关注的重大事项省政府办公厅有关办文处室要把有关情况向省政府领导同志报告。对省政府办公厅未明确提出办理时限要求的各部门应本着认真负责的精神尽快予以办理。办理时限一般确定为特急件日内办理完毕急件不超过个工作日一般件不超过两周。也就是说办公厅转部门办理的公文凡在两周内未办理完毕的都应在两周内向办公厅说明理由未向办公厅反馈的办公厅的办文处室要催办催办情况要向领导同志报告。
各部门需要请示省政府的事项应当抓紧做好前期工作及时上报要给省政府留出研究、决策的时间一般事项不得少于两周紧急事项也不得少于个工作日特别紧急的事项需要在个工作日以内批复的除突发事件或领导同志另有交待的事项外必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。
公文催办工作各部门的主管领导要亲自过问办公室主任要亲自抓具体承办人员要按规定及时反馈办文情况要坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象发生。各部门办公室的负责同志应是负责公文催办的第一责任人。过去曾发生过这种现象办公厅电话催办部门办公室的同志说这个文件已经转到某某业务处室你问他们去吧。我们希望类似现象今后不要再发生各部门的办公室要切实负起催办的责任。省政府机关的公文催办网络要进一步完善起来工作变动的及时进行调整。这件事由办公厅文电处负责将各部门分管办公室的领导同志、办公室主任和办公室具体负责公文催办的工作人员名单登记成册分送各办文处室并输入微机建立起正常的工作关系密切合作共同做好催办工作。
六与时俱进加快公文处理工作信息化的步伐
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势大力推进信息化是我国的一个重大战略举措而政府系统的政务信息化是整个社会信息化的基础和龙头。朱基总理在年国家信息化领导小组第一次全体会议上强调指出政府信息化要先行带动整个信息化发展。政府信息化建设要与政府职能转变相结合提高办事效率和管理水平。洪虎省长也多次指出一定要把推进政府政务工作信息化作为大事来抓要把信息化作为全局性的工作来推动。我们办公部门是政府系统政务信息化建设的主管部门不仅要重视这项工作、抓好这项工作更重要的是要带好头抓好自身业务工作的信息化建设。公文处理工作是政府办公部门的一项主要工作应率先实现信息化。
当前公文处理工作的信息化建设重点有两个方面一是进一步推进公文无纸化传输。公文无纸化传输工作我省是从年开始随着全国政府系统专网建设同步进行的。从年月日起省政府及省政府办公厅的《吉政明电》、《吉政办明电》、《内部情况通报》、《参阅文件》和需翻印的非涉密的国务院文件和国务院办公厅文件都已采取电子公文形式通过网上传输实行异地同版印刷不再发纸质文件。两年多来大多数部门和单位都很重视电子公文的传输工作并按要求建立了相应的管理制度和规范网络传输上下畅通形成了较好的公文网上传输体系大大缩短了文件传递时间提高了公文处理工作的时效。下一步我们还将在电子印章和数字签名等技术的支持下进一步扩大公文无纸化传输的种类和范围逐步向取消纸质文件过渡。各部门也要充分利用现有的网络条件积极开展公文的网上传输应用。二是尽快实现各部门网上公文处理。近几年在网上公文处理应用方面一些部门进行了有益的尝试取得了可喜的成效。省政府办公厅经过多年的实践建立了一套依据国务院《国家行政机关公文处理办法》规范、便捷、有序的网上公文运转体系机关公文处理工作逐步走向网络化和数字化不仅提高了公文处理工作的效率和质量而且还起到了规范工作流程、创新工作方式的作用。办公厅的公文办理工作已彻底甩掉了公文登记簿改变了传统的手工作业方式公文办理过程形成的信息包括省政府领导同志的批示全部输入微机连同输入的电子公文积累了大量的电子信息资源实现了有权限的公文信息资源共享。当前为了推进政府各部门公文处理信息化进程逐步达到各部门间网上协同办公、办文的目的我们正在组织力量开发面向不同层面的通用公文处理软件届时计划选择—个部门进行试点应用。
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，在省政府各部门办公室主任会议上的讲话
