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文秘专业专科大学生就业初探
摘要：在中国，大学生属于人才范畴。大学扩招必然造成高层次人才由稀缺逐步转为饱和乃至于相对过剩（生产力发展水平对高层次人才需求量不大，限制高层次人才就业）；大学专业设置和招生计划与人才市场严重脱节，待业大学生不断积累增多，必须及早研究对策。而文秘专业是经市教委批准，为适应各类大中型企业、社会组织、政府部门、司法机关、传播媒体等单位对秘书人才提出的新要求，而设立的应用文科专业。随着社会主义市场经济的发展，各类大中型企业、社会组织、政府部门、司法机关、传播媒体，急需具备现代秘书基础理论知识，熟练掌握现代办公技术，具有一定沟通、组织和协调能力的秘书人才。该专业毕业生社会需求较大，就业趋势良好。
关键词：文秘； 专科生； 就业； 乐观
今天，当我们在新的背景下，以崭新的目光审视当代中专学校秘书专业走过的风风雨雨，感叹它历尽辉煌后面对的困惑与机遇，不禁深深体会到：要想在新的挑战中站稳脚跟，就必须以市场为导向，扬长避短，趋利避害，适时调整自己的培养目标和模式，输出市场真正需要的人才。这是现代教育生存的根本。文秘是一个就业范围较广的专业，随着经济发展和社会进步，社会对文秘的要求也越来越高，传统的抄抄写写已不适应时代的要求，办公自动化、交往国际化要求文秘既要会熟练地运用电脑及互联网知识，也要面对国人要一口正宗的普通话、面对外宾能操一口流利的外国语。本专业毕业的学生主要在工商企业、行政事业单位和经济管理部门从事文秘写作、办公室管理、公关策划等实务管理工作。
21世纪的企业文秘不再是简单的行政事务人员，而是企业人力资源团队中十分重要的角色。企业拥有优秀的文秘人员，不仅可以提升组织的工作效能，还能大大增强文秘人员作为企业对外窗口的形象。然而，长期以来由于思想上的轻视，针对企业文秘的职业培训较少，许多文秘工作人员往往都是半路出家，摸着石头过河，极少参加专业化的系统培训。随着全方位竞争时代的来临，企业文秘人员的职业化需求呼之欲出。文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。民营企业在不断崛起的过程中，急需中高级文秘人员。用一位民企老总的话说：像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难，其他中小企业更难了。这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。那么，民营企业究竟需要什么样的文秘人才?他们急需的文秘人才应具备哪些素质和职业能力、知识结构? 通过调查得知：文秘人才的需求前景乐观，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。
一、 企业对高职文秘人才的需求情况及分析
(一)文秘人才的需求情况
从需求数量上看，被调查的民企 100％均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90％以上的单位选1—2个，另有近10％的单位选了3—5个或更多。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。
从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。
从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书· (15％)、创新型秘书(10％)，另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。
(二)文秘人才的素质需求情况
调查反映，企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示，企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质 (33％)、文化素质(27％)、业务素质 (13％)、心理素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。
素质中，“德”为首，可见“德”在企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是：
职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神 (38％)、忠于职守(28％)。
文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38％)、掌握宽阔的专业知识(28％)、了解一般的人文科学知识(26％)、掌握相关学科知识(16％)、了解一般的社会科学知识(4％)。
业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力 (42％)、组织管理能力(35％)、实际操作能力(28％)、创新能力(23％)、获取加工和利用信息的能力 (10％)。
良好的心理素质也是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理(40％)、自信心(37％)、自主主动工作(25％)、追求卓越、渴望成功(11％)、开放乐观(9％)。
二、企业对文秘人才需求的特点与趋势分析
据调研显示，企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。
调研中我们发现，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。
此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。
企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。
随着民企经济的发展，民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展，又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外在形象来说，从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等，基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际，从公关、礼仪、交流、会议、办案等都是文秘工作的范畴。
三、针对企业对文秘专科生的需求，秘书应具备什么素质
（一）面向市场，调整目标，培养实用型初级秘书人才
纵观目前中专学校的秘书专业现状，会发现：通过几十门教学课程的设置，学生能够获得一些基本的表达、组织、设备运用的能力，但在具体培养目标定位上，却还有待于与市场要求进一步接轨。比如，许多中专学校文秘专业的培养目标定位在“为政府机关、企事业单位培养秘书人才”上，就值得商榷：
其一是秘书人才的培养目标定位问题。是培养智能型秘书，还是实用型秘书（也可以说是技能型或事务型秘书）？这种目标定位的不明确性导致的一个结果就是：中专学校文秘专业毕业生理论知识粗浅、芜杂，而实际技能相对不足，成了文笔不洒脱，技术也不过硬的不伦不类的“畸形儿”。实际上，中专学校文秘专业毕业生，能够被称之为“笔杆子”的，有倚马可待，妙笔生花之功的恐怕很少；在文档、调研、办公设备应用上相当娴熟的也不是特别多，这当然与职业教育的目标及中专生文化基础较为薄弱，学校的现实培养能力等因素都有很大关系。
其二是秘书专业毕业生的就业岗位定位问题。如今再把政府机关、事业单位作为中专毕业生就业的主要方向已经很不合时宜了，这正像直到今天，对秘书的定义仍然沿用具有“行政秘书”内涵倾向的定义一样，因为没有作适时调整而有失偏颇。（1997.12,劳动部，《秘书职业技能标准》中规定:“秘书”即专门从于办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施服务的人员。）现在，中专学校毕业生真正进入到政府部门、机关事业单位做行政秘书的寥寥无几，这一方面是由于作为行政秘书要求具有较高的政治素养和理论水平，而这恰恰又是文秘毕业生比较缺乏的；更由于随着市场经济的蓬勃发展，各种类型的公司、企业发展势头方兴未艾，急需大量能行文，能办会（招商会、订货会、展销会等），能搞接待、能公关等实际业务能力过硬的实用型秘书；同时，由于一些企业规模有限，从提高效益、节约开支、注重实际的角度出发，在用人上也容易接受一些素质较好，实际动手能力强的初级秘书人员，因此，在公司企业相对发达的沿海地区，中专学校的培养目标定位于“为各类公司、企业及事业单位培养从事秘书工作的实用型初级秘书人才”上，既符合初级秘书日常事务性工作重的特质，也符合中专学校的现实培养能力和社会职能。
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